Effizienz durch DigitalisierungEffizienz, Produktivität, Automatisierung, Qualitätssicherung – Kernbereiche eines jeden Unternehmens zur Sicherung des wirtschaftlichen Erfolges.

Bei der Fertigung von Produkten und Dienstleistungen eine Selbstverständlichkeit. Aus Sicht der Geschäftsführung ein weniger interessanter Bereich ist die interne Verwaltung. Warum: Vieles wird als unwesentlich, unvermeidbar und einfach lästig erachtet. Beispiel ist das interne Rechnungswesen. Im Gespräch hierzu mit Herrn Steuerberater / Dipl.-Finw. Thomas Kuth (Geschäftsführer) und Frau Steuerberaterin Anna Nieslony als leitende Mitarbeiterin der FRTG Steuerberatungsgesellschaft Essen mbH als Teil der FRTG-Gruppe, einer der von Focus 2015 in vielen Kategorien ausgezeichneten mittelgroßen, bundesweit über zahlreiche Niederlassungen tätigen und auf mittelständische Unternehmen spezialisierte Beratungsgesellschaft für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung.


Welche Bedeutung hat das Rechnungswesen für das Unternehmen?

Dem Rechnungswesen kommt eine der wichtigsten Funktionen der Verwaltung zu. Buchführung ist generell nichts anderes, als das strukturierte Aufschreiben der wirtschaftlichen Vorgänge, die in dem Unternehmen geschehen (Geschichtsschreibung). Alle im Unternehmen erfolgten Vorgänge in Bezug auf Ergebnis und Vermögen werden im Nachhinein schriftlich niedergelegt. Folge: Im Nachhinein kann festgestellt werden, welche Ereignisse über das Gesamtlebensalter eines Unternehmens passiert sind. Üblicherweise schaut der Unternehmer weniger zurück denn in die Zukunft. Aber auch für die Zukunft ist die Buchführung und deren Aussagekraft von entscheidender Bedeutung, heißt es doch aus der Vergangenheit für die Zukunft lernen. Beispiel: Fehlentwicklungen können erkannt und für die Zukunft abgestellt werden, Tendenzen der unternehmerischen Tätigkeit durch nackte Zahlen erkenn- und analysierbar gemacht werden. Diese Kernfunktionen haben sich seit Jahrhunderten nicht verändert. Die technischen Möglichkeiten haben sich durch die Systematik der Erstellung der Buchführung dramatisch verändert. So ist der angestaubte Buchhalter mit Ärmelschonern heute in einem modernen und effizienten Unternehmen nicht mehr zu finden.


Welche technische Entwicklung hat das Rechnungswesen genommen?

Bis zu Beginn der Digitalisierung von Unternehmensdaten im Rahmen der Einführung von Computern wurde das Rechnungswesen in klassischer Form handschriftlich geführt. Insoweit erforderte die Buchführung neben fundierten fachlichen Kenntnissen auch eine Menge Akribie und Freude an Papier. Durch die Digitalisierung wurde der Stift mehr und mehr durch den Computer ersetzt, was die Auswertungsmöglichkeiten, d. h. die Aussagekraft der Buchführung massiv gesteigert hat. Heute ist in der praktischen Anwendung die EDV aus der Buchführung nicht mehr wegzudenken. Allein dies sorgte bereits im Verhältnis zu früheren Jahrzehnten zu einer dramatischen Steigerung der Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter in der Buchführung. In vielen Unternehmen ist allerdings dieser Effizienz- und Verbesserungsentwicklung noch kein Ende gesetzt.


Welche Verbesserungen sind technisch möglich?

Zu überlegen ist, welche Wege im Rahmen der Buchführungserstellung die Informationen nehmen. Jeder kennt noch den klassischen Weg des Beleges. Der Lieferant schickt eine Rechnung. Dabei hat der Lieferant üblicherweise die Rechnung mit einem EDV-Programm erstellt, also einen digitalen Datensatz erzeugt. Da dieser Datensatz nicht an den Rechnungsempfänger versendet wird, bedient man sich üblicherweise eines Mediums, das diesen Datensatz aufnimmt, klassisch in Form der gestellten Rechnung auf Papier. Heißt, der Datensatz wird von einem Medium in ein anderes Medium übertragen. Dieses sodann erzeugte Medium wird an den Rechnungsempfänger z. B. per Brief oder E-Mail-Anhang übertragen. Sobald die Rechnung bei dem Rechnungsempfänger eingeht, wird diese wiederrum in der Buchhaltung händisch in einen Datensatz umgewandelt (= Buchung).

Schaut man sich diesen Prozess an erkennt man, dass ein digitaler Datensatz allein auf Grund der Form der Übermittlung von einem digitalen in ein analoges Medium umgewandelt wird, übertragen und sodann wieder in einen digitalen Datensatz umgewandelt wird. Auch für Laien ist somit erkennbar, dass dieser Datentransfer im Prinzip vermeidbar sein könnte. Gegenüber der Urzeit unterscheidet sich dieser Prozess nur darin, dass anstatt Steintafeln heute Papier verwendet wird.

In Zeiten einer hochgradigen Digitalisierung unserer Umwelt erscheint dieser Weg also als antiquiert. Eine tatsächliche Verbesserung lässt sich im Tagesgeschäft dadurch erreichen, dass der ursprüngliche digitale Datensatz nicht zunächst für den Transfer der Informationen in ein analoges Medium umgewandelt werden muss, sondern idealerweise der digitale Datensatz unmittelbar von dem Empfänger in das Rechnungswesen übernommen werden kann. Eine händische Arbeit mit Fehlerpotenzial entfällt, Effizienz, Produktivität und Qualität lassen sich unmittelbar in direkter Form verbessern. Dies allein schon dadurch, dass Übernahmefehler im Rahmen einer händischen Bearbeitung vermieden werden.

Dieser digitale Datentransfer ist zwischen Großunternehmen und Konzernen Gang und Gäbe. Im Bereich von kleinen und mittelständischen Unternehmen hingegen wird diese Möglichkeit der Digitalisierung und Transferierung von digitalen Daten noch eher stiefmütterlich betrachtet. Dies hat eine vielfältige Begründung. Häufig scheitert es daran, dass Datensätze technisch nicht übertragen werden können. Auch formelle Fragestellungen in diesem Zusammenhang hemmen den Transfer. Fragen in der Datensicherheit schüren Misstrauen.

Gleichwohl lassen sich durch geeignete Strukturierungsmaßnahmen auch in diesem Bereich der klassischen Datenübermittlung mittels z. B. ausgedruckter Rechnungen erhebliche Effizienzsteigerungen erreichen. Effizienzsteigerungen stets in der Form, dass eine händische Bearbeitung und Überführung der Informationen in das Rechnungswesen vermieden wird und eine soweit wie möglich automatisierte Datenübernahme erfolgt. Diese ist auch dann möglich, soweit Informationen nicht unmittelbar als Datensatz, sondern auf der klassischen Weise (Rechnung) übermittelt werden.

Durch verhältnismäßig einfache technische Lösungen lassen sich hierbei erhebliche Einsparungen erzielen, lässt sich der Arbeitsaufwand im innerbetrieblichen Rechnungswesen dramatisch reduzieren, werden zeitliche Freiräume für Qualitätssicherung durch die Mitarbeiter geschaffen. Hierbei ist klar, dass die technische Entwicklung insoweit noch lange nicht abgeschlossen ist.


Wie spiegelt sich die Digitalisierung auf Seiten des Finanzamtes wieder?

Nicht nur auf Unternehmensseite, sondern auch auf Seiten des Finanzamtes verändert sich seit einiger Zeit viel. Was in der freien Wirtschaft modern und normal klingt, empfindet man auf Seiten des “verstaubten” Finanzamts als doppelten Fortschritt. Wo einst Steuererklärungen auf Formularen entweder per Hand oder mit Schreibmaschine vorbereitet wurden, ist diese Abgabe auf Papier – gerade für Unternehmer – schon längst nicht mehr möglich. Seit 2011 ist die Übertragung der Einnahmen- Überschussrechnung, der betrieblichen Steuererklärungen sowie auch Umsatz- und Lohnsteuervoranmeldungen verpflichtend. Nur Privatpersonen genießen noch die Möglichkeit der Abgabe mit Formularen; eine elektronische Übermittlung von Steuererklärungen ist mit Hilfe des Programmes ELSTER auf freiwilliger Basis ebenfalls möglich. Erinnern Sie sich noch an die Lohnsteuerakte auf Papier, die sich zur Unterscheidung jährlich farblich geändert hat? Letztmalig wurden diese 2010 verschickt. Heute findet die elektronische Lohnsteuerbescheinigung den Weg in die Lohnbuchhaltung.


Welche Änderungen ergeben sich aktuell?

Das Ziel der papierlosen Kommunikation und der Weg in die digitale Welt wurde aktuell auf die Übermittlung von Bilanzen bereits ausgeweitet. Das Thema E-Bilanz füllte etliche Seminare und die Fachliteratur speziell für Buchhaltungsleiter, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und dem Finanzbeamten.Im Fokus steht nun für den privaten Steuerpflichtigen die vorausgefüllte Einkommensteuererklärung (gespeicherte Daten beim Finanzamt) sowie die Übermittlung der Bescheiddaten in digitaler Form.  Die Merkmale, die einst klassischerweise auf der Lohnsteuerkarte eingetragen und beantragt wurden, werden mittlerweile elektronisch geführt – Stichwort ELSTAM.
Das Finanzamt hat die Vorteile der digitalen Übermittlung von besteuerungsrelevanten Daten zur Vermeidung von Steuerhinterziehung für sich entdeckt. Versicherungen, Bundesagentur für Arbeit oder ähnliche Einrichtungen übermitteln mittlerweile direkt an den Veranlagungsbezirk im Finanzamt. Den Einkauf von teuren Steuer-Cd`s, um unversteuerte, ausländische Einkünfte zu entdecken und damit Steuerhinterzieher auf frischer Tat zu ertappen, wird das Finanzamt in kommender Zeit vermeiden wollen. Daher ist der zukünftige Digitalisierungs-Clou die elektronische Zusammenarbeit zwischen ausländischen Kreditinstituten und dem inländischen Finanzamt. Die Weiterleitung der Kapitalgeschäfte wird bald voll automatisch funktionieren.